Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

kalebru GmbH
Gustav-Heinkel-Str. 55
76187 Karlsruhe
Deutschland
E-Mail: hallo@kalebru.com

2. Übersicht der Verarbeitungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Bereitstellung unseres SaaS-Dienstes „Noutdated" zur intelligenten Content-Atomisierung und -wiederverwertung sowie im Rahmen unserer Webseite. Die nachfolgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten, die Zwecke ihrer Verarbeitung und die betroffenen Personen zusammen.

3. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen der DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung der betroffenen Person
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigte Interessen (z. B. Sicherheit, Betrieb, Optimierung)

4. Erhobene Daten im Rahmen der Webseite

4.1 Hosting und Serverprotokolle

Beim Besuch unserer Webseite werden automatisch technische Daten durch den Hosting-Anbieter (Mittwald, Standort des Servers in Deutschland) erfasst (Server-Logfiles). Dazu gehören:

• IP-Adresse (ggf. anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seite / URL
• Browser-Typ und -Version
• Betriebssystem
• Referrer-URL

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Stabilität des Angebots).

4.2 Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder Kontaktformular kontaktieren, werden die von Ihnen übermittelten Daten (Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

5. Datenverarbeitung im SaaS-Dienst „Noutdated"

5.1 Nutzerkonto und Authentifizierung

Zur Nutzung von Noutdated ist ein Benutzerkonto erforderlich, das von der kalebru GmbH eingerichtet wird. Dabei werden verarbeitet:

• E-Mail-Adresse
• Name
• Passwort (verschlüsselt gespeichert mittels bcrypt)
• Rollenzuweisung und Mandantenzuordnung

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

5.2 Dokument-Upload und Textextraktion (OCR)

Nutzer können Dokumente (z. B. PDFs) in Noutdated hochladen. Diese werden serverseitig verarbeitet:

• Speicherung: Dokumente werden auf Servern in Deutschland gespeichert.
• Textextraktion (OCR): Die Extraktion von Textinhalten erfolgt mithilfe von externen europäischen Diensten. Die Datenverarbeitung für die OCR-Extraktion findet auf Servern mit Datenresidenz in Deutschland bzw. der EU statt.
• Die extrahierten Texte werden nur in der eigenen Datenbank gespeichert und für die weitere Content-Verarbeitung verwendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

5.3 KI-gestützte Content-Verarbeitung und -Generierung

Noutdated nutzt Künstliche Intelligenz zur Analyse, Atomisierung und Generierung von Inhalten:

• Atomisierung: Extrahierte Texte werden durch KI-Dienste analysiert und in wiederverwendbare Content-Bausteine zerlegt.
• Content-Generierung: Aus den Content-Bausteinen werden Blog-Beiträge, FAQ-Paare, Social-Media-Beiträge, Whitepaper, Grounding Pages und weiteres generiert.
• Embeddings: Zur Duplikaterkennung werden Vektorrepräsentationen (Embeddings) erzeugt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

5.4 Nutzungsdaten und Kostentracking

Zur Verwaltung und Abrechnung des Dienstes werden API-Nutzungsdaten erfasst (Anbieter, Modell, Tokenanzahl, geschätzte Kosten). Diese Daten werden mandantenspezifisch gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Abrechnung).

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung unserer Dienste setzen wir folgende Drittanbieter ein:

Anbieter	Zweck	Datenstandort
Mistral AI (Paris, Frankreich)	Analysen, Generierungen und Textverarbeitung	EU / Deutschland / Frankreich
OpenAI, Inc. (San Francisco, USA)	Content-Analyse, Atomisierung, Generierung, Embeddings	USA (abgesichert durch EU-Standardvertragsklauseln / DPA)
Mittwald und Hetzner	Server-Hosting, Datenbank	Deutschland

Mit allen Auftragsverarbeitern wurden Verträge gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

7. Drittlandtransfer

Im Rahmen der Content-Generierung können personenbezogene Daten an OpenAI, Inc. in die USA übermittelt werden. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) sowie dem Data Processing Addendum von OpenAI, welches die Nichtverwendung von Kundendaten für Trainingszwecke vertraglich zusichert.

8. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist:

• Kontodaten: Für die Dauer der Vertragsbeziehung und darüber hinaus gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
• Hochgeladene Dokumente und generierte Inhalte: Bis zur Löschung durch den Nutzer oder Beendigung des Vertragsverhältnisses.
• Nutzungsdaten: Gemäß handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre).
• Server-Logfiles: In der Regel max. 30 Tage.

9. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) — Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten Daten
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO) — Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO) — Recht auf Löschung Ihrer Daten
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Recht auf Erhalt Ihrer Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) — Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: hallo@kalebru.com

10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

11. Cookies

Unsere Webseite verwendet derzeit keine Cookies. Sollte sich dies ändern, werden wir diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisieren und ggf. eine Einwilligungslösung (Cookie-Banner) implementieren.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen des Dienstes oder der Datenverarbeitung anzupassen. Die jeweils aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.